Política de Privacidad
Última actualización: 13 de septiembre de 2026
Esta política explica qué información personal trata ventas.ai, con qué finalidad y por cuenta de quién. Cubre nuestro sitio web, el portal de clientes y los agentes de ventas con IA que operamos para nuestros clientes empresariales en WhatsApp.
Usamos dos términos con precisión a lo largo del documento. Un «cliente» es una empresa que usa ventas.ai para atender a sus propios clientes. Un «cliente final» es una persona que escribe a esa empresa por WhatsApp. Nuestras responsabilidades son distintas en cada caso, y la sección 2 explica cómo.
Quiénes somos
ventas.ai proporciona agentes de ventas con IA que operan dentro de la cuenta de WhatsApp Business de cada empresa. Somos quienes operamos ese software y el punto de contacto para consultas sobre esta política.
- Entidad
- [NOMBRE DE LA ENTIDAD LEGAL] (ABN [ABN]), que opera como ventas.ai.
- Domicilio registrado
- [DOMICILIO REGISTRADO], Australia.
- Contacto de privacidad
- privacy@ventas.ai
No hemos designado un delegado de protección de datos. No consideramos que sea exigible para nuestra escala y actividades, y lo designaremos si eso cambia. No tenemos establecimiento en la Unión Europea ni en el Reino Unido y actualmente no ofrecemos el servicio a empresas de esos territorios.
Nuestros dos roles
Las obligaciones que nos corresponden dependen de qué información se trate. Hay dos casos distintos y no los mezclamos.
- Somos responsables del tratamiento
- de la información sobre nuestros clientes y las personas que administran su cuenta: nombre y correo del titular, registros de inicio de sesión y de seguridad, el perfil de negocio que nos facilitan, los datos de facturación y la correspondencia de soporte. Nosotros decidimos cómo se usa esa información, dentro de los límites de esta política.
- Somos encargados del tratamiento
- de las conversaciones de WhatsApp entre un cliente y sus clientes finales, y del contenido de negocio que un cliente sube para que lo use su agente. El cliente decide para qué sirven esas conversaciones; nosotros las tratamos siguiendo sus instrucciones y conforme a nuestro contrato con él. El cliente es titular de la cuenta de WhatsApp Business desde la que se envían los mensajes y es el remitente de esos mensajes.
Si usted es un cliente final y desea que su información se corrija o se elimine, el lugar correcto para solicitarlo es la empresa a la que escribió, porque es ella quien decide qué ocurre con esa información. Si nos lo pide a nosotros, la ayudaremos a ejecutarlo, pero no podemos actuar por iniciativa propia sobre sus datos.
La calificación exacta como responsable o encargado según cada norma aplicable, y las cláusulas de tratamiento de datos que la sustentan, deben ser confirmadas por asesoría legal.
Qué información tratamos
Como responsables, respecto de nuestros clientes y sus administradores:
- Cuenta e identidad: nombre, correo profesional y método de acceso utilizado, incluidos los registros de intentos de acceso y eventos de seguridad.
- Perfil de negocio: nombre de la empresa, descripción, sector, horario de atención, datos de contacto, y los países e idiomas en los que opera.
- Comercial: suscripción, volúmenes de uso, facturas y estado de pago. No almacenamos números de tarjeta completos.
- Soporte: los mensajes que nos envía y nuestras respuestas.
Como encargados, siguiendo las instrucciones de nuestros clientes:
- Contenido de las conversaciones: los mensajes intercambiados entre un cliente final y el agente de la empresa en WhatsApp, incluido el texto y la transcripción de las notas de voz.
- Identificadores del cliente final: el número de teléfono de WhatsApp desde el que se envió el mensaje y el nombre que WhatsApp facilite con él.
- Memoria de la conversación: un registro a corto plazo de la conversación en curso y un resumen a más largo plazo, para que el agente no repita la misma pregunta.
- Conocimiento de negocio: los documentos, la información de productos y las políticas que un cliente sube para que su agente los consulte.
No solicitamos a los clientes finales datos de pago, identificadores oficiales ni información de salud, y los agentes no están diseñados para recabarlos. Si un cliente final envía esa información de todos modos, se conserva como contenido ordinario de la conversación, y pedimos a nuestros clientes que configuren sus agentes para no solicitarla.
Con qué finalidad la usamos
- Para prestar el servicio: dirigir los mensajes al agente correcto, generar respuestas, mantener el contexto de la conversación e informar de los resultados al cliente.
- Para operar con fiabilidad y seguridad: supervisión, diagnóstico de errores, prevención de abusos y registros de auditoría de las acciones administrativas.
- Para facturar y dar soporte: emitir facturas y responder a las preguntas de nuestros clientes.
- Para cumplir la ley y las condiciones de WhatsApp y de Twilio que nos obligan a nosotros y a nuestros clientes.
No vendemos información personal. No usamos el contenido de las conversaciones con fines publicitarios, y no usamos los datos de un cliente para atender a otro.
Cuando una norma nos exige identificar una base para tratar su información, invocamos:
- Ejecución de nuestro contrato
- para prestar el servicio, operar los agentes de un cliente, facturar y dar soporte. Sin esto no podemos prestar el servicio.
- Nuestro interés legítimo
- para seguridad, prevención de abusos, diagnóstico de errores y mejora del servicio — un interés que hemos ponderado frente al impacto en las personas afectadas, y que no se extiende a publicidad ni a la elaboración de perfiles de clientes finales.
- Cumplimiento legal
- para registros fiscales y contables, para responder a requerimientos legítimos y para cumplir las obligaciones de WhatsApp y del proveedor que nos vinculan a nosotros y a nuestros clientes.
- Consentimiento
- solo para comunicaciones comerciales opcionales dirigidas a nuestros propios clientes, que puede retirar en cualquier momento sin que afecte al servicio.
En las conversaciones con clientes finales actuamos siguiendo las instrucciones de nuestro cliente, por lo que la base para tratar esa información corresponde establecerla a él, no a nosotros. Nuestras condiciones le exigen tenerla.
Cómo funciona el tratamiento con IA
Las respuestas del agente las generan modelos de lenguaje a los que accedemos a través de Amazon Web Services, en la región donde se ejecuta el servicio. El contenido de la conversación y el contenido de negocio del propio cliente se envían al modelo para producir una respuesta.
- El contenido enviado a un modelo no se usa para entrenar ese modelo.
- Un agente solo puede recuperar contenido de negocio perteneciente al cliente al que atiende. Cada recuperación se filtra y después se vuelve a verificar contra ese cliente antes de usar cualquier resultado.
- Se aplican controles automáticos de seguridad tanto a lo que envía un cliente final como a lo que produce el modelo, para bloquear contenido dañino e intentos de manipular al agente.
- Un agente puede determinar que una conversación necesita a una persona y transferirla al equipo del cliente. Esa transferencia no cambia quién controla los datos.
Los agentes no se usan para tomar decisiones con efectos jurídicos o de importancia similar sobre un cliente final. Responden preguntas y ayudan en la venta.
Quién más participa
El servicio no puede funcionar sin estos proveedores. Cada uno trata únicamente lo que su función requiere.
- Amazon Web Services
- alojamiento, almacenamiento, gestión de claves de cifrado y los modelos de IA que generan las respuestas del agente.
- Twilio
- transporta los mensajes de WhatsApp entre el cliente final y la plataforma, y suministra números de teléfono cuando el cliente contrata uno a través nuestro.
- Meta
- opera WhatsApp. Nuestros clientes son titulares de su propia cuenta de WhatsApp Business ante Meta y aceptan las condiciones de Meta directamente, por lo que el tratamiento que Meta hace de los mensajes de WhatsApp se rige por las condiciones y la política de privacidad de Meta con ese cliente.
También podemos comunicar información cuando la ley lo exija, y a asesores profesionales o a un adquirente en el marco de una operación societaria, siempre con protección equivalente.
Dónde se aloja la información
El servicio se ejecuta en Amazon Web Services en Estados Unidos por defecto. Los clientes de Australia, Chile, Colombia y otros países se atienden desde allí, salvo que hayamos acordado con ellos una región concreta, algo que hacemos para clientes que necesitan que sus datos permanezcan en un país determinado.
Esto implica que la información se transfiere fuera del país donde se encuentran la empresa y sus clientes finales. Cómo lo hacemos lícito depende del país:
- Australia
- Seguimos siendo responsables de la información que comunicamos al exterior conforme al Principio 8 de los Australian Privacy Principles de la Privacy Act 1988 (Cth), y adoptamos medidas razonables para que nuestros proveedores la traten de forma coherente con esos principios.
- Colombia
- La Ley 1581 de 2012 restringe las transferencias a países que la Superintendencia de Industria y Comercio no reconozca como garantes de un nivel adecuado de protección. Cuando ello aplica, nos amparamos en la autorización del cliente para la transferencia, otorgada al registrarse, y en protecciones contractuales con nuestros proveedores.
- Chile
- El tratamiento se rige actualmente por la Ley 19.628. La Ley 21.719 la reemplaza y entra en plena vigencia el 1 de diciembre de 2026, creando la Agencia de Protección de Datos Personales e introduciendo mecanismos específicos de transferencia. Actualizaremos esta política y nuestros acuerdos antes de esa fecha.
En todos los casos contratamos con nuestros proveedores en términos que les obligan a proteger la información, a usarla únicamente para prestarnos su servicio y a no comunicarla salvo en lo que esos términos permitan.
Cuánto tiempo la conservamos
- El contenido de las conversaciones y la memoria de conversación se conservan mientras la cuenta del cliente esté activa, para que su agente tenga contexto y su equipo pueda revisar las conversaciones.
- El contenido de negocio que sube un cliente se conserva hasta que el cliente lo elimine o cierre su cuenta.
- Los registros de cuenta, facturación y auditoría se conservan durante el tiempo que necesitemos para operar el negocio y cumplir nuestras obligaciones legales.
- Los registros de diagnóstico se conservan durante un periodo breve y fijo, y no contienen el contenido de los mensajes.
Cuando un cliente cierra su cuenta eliminamos sus datos y los de sus agentes. El cliente conserva su cuenta de WhatsApp Business y su número de teléfono, porque son suyos y no nuestros.
Los plazos con los que trabajamos:
- Conversaciones y memoria de conversación
- durante la vigencia de la cuenta y, tras su cierre, se eliminan en un plazo de 30 días. Un cliente puede eliminar antes una conversación concreta.
- Contenido de negocio subido por un cliente
- hasta que lo elimine, o en un plazo de 30 días desde el cierre de la cuenta.
- Registros de cuenta y auditoría
- 7 años desde el cierre, que es el plazo durante el cual la normativa fiscal y societaria australiana nos obliga a conservar registros empresariales.
- Registros de diagnóstico
- 30 días. No contienen el contenido de los mensajes.
- Códigos de verificación
- minutos, no días — caducan automáticamente y después son ilegibles.
Cómo la protegemos
- Los datos se cifran en tránsito y en reposo. Los datos de cada cliente se cifran con una clave dedicada a ese cliente.
- La separación entre clientes se aplica en más de una capa, y todo resultado cuya pertenencia al cliente solicitante no pueda confirmarse se descarta en lugar de devolverse.
- El acceso a los sistemas de producción está restringido, autenticado y registrado.
- Las credenciales y los tokens de acceso se guardan en un almacén de secretos gestionado y nunca se escriben en los registros.
Ningún sistema es perfectamente seguro. Si una brecha afecta a su información, le notificaremos a usted y a la autoridad correspondiente según exija la ley.
Sus derechos
Según dónde resida, puede tener derecho a solicitar una copia de su información, a corregirla, a eliminarla, a limitar u oponerse a su uso, a portarla a otro proveedor o a presentar una reclamación ante una autoridad de control.
Si es cliente o administrador de una cuenta de cliente, contáctenos y lo gestionaremos. Si es cliente final, contacte con la empresa a la que escribió, por el motivo indicado en la sección 2.
Respondemos en un plazo de 30 días. No cobramos por una solicitud y no le trataremos de forma distinta por presentarla. Si no podemos hacer lo que pide, le explicaremos por qué.
Si no está satisfecho con nuestra respuesta, puede reclamar ante su autoridad de control:
- Australia
- Office of the Australian Information Commissioner (oaic.gov.au).
- Colombia
- Superintendencia de Industria y Comercio, a través de su Delegatura para la Protección de Datos Personales (sic.gov.co).
- Chile
- La Agencia de Protección de Datos Personales, cuando comience a operar el 1 de diciembre de 2026 conforme a la Ley 21.719.
Menores
El servicio está dirigido a empresas. No se dirige a menores y no tratamos su información de forma consciente. WhatsApp fija su propia edad mínima para sus usuarios.
Cambios en esta política
Actualizaremos esta política a medida que cambie el servicio. La fecha que figura arriba indica cuándo se modificó por última vez. Cuando un cambio afecte de forma sustancial a nuestros clientes, se lo comunicaremos antes de que surta efecto.
Contacto
Para cualquier consulta sobre esta política, o para presentar una solicitud conforme a la sección 10, escriba a privacy@ventas.ai. Indíquenos a qué empresa se refiere su consulta, para que podamos localizar los registros correctos.
Si su consulta se refiere a una conversación que mantuvo con una empresa por WhatsApp, contacte primero con esa empresa: es ella quien decide qué ocurre con esa información, por el motivo indicado en la sección 2.
Idioma
Esta política se publica en inglés y en español. Si ambas versiones difieren, prevalece la versión en inglés.